LibreOffice: как делать рассылки | Настроим список контактов
Содержание:
1. Введение;
2. Настроим список контактов (Вы читаете данный раздел);
3. Перенос в Base;
4. Подготовим письма для рассылки;
5. Печать этикеток и конвертов;
6. Создайте письмо для почтовой рассылки.
Список контактов должен быть организован в общем для всех баз данных виде — полей и записей. Конкретные контактные данные формируют основу каждой записи, а части этих записей разнесены в поля, например, имя, фамилия, адрес и т. д. Эти данные представлены в виде таблицы, где каждому полю отведен свой столбец, а каждой записи — своя строка.
Проще всего записать список контактов в таблицу Calc, а затем импортировать ее в Base
Первая строка любой таблицы должна содержать заголовки столбцов, помогающие определить каждое поле. Если вы начинаете с самого начала, откройте Calc и создайте пустую базу данных. Введите имена всех полей в столбцы строки A — вот пример того, что включать: имя, фамилия, адрес, город, область, страна, почтИндекс, домТелефон, рабТелефон, мобТелефон, электроПочта, сайт, категория.
Очевидно, вам может потребоваться добавить больше информации — например, некоторые адреса требуют второй строки; поэтому включите адрес1 и адрес2. Или, если у вас нет необходимости в стране или сайте, смело исключайте их. Один из особо важных заголовков столбцов — категории. Он позволяет привязать каждый контакт к определенной группе, такой как «дом» или «работа». Чтобы узнать больше об этом поле и добавить его в имеющийся список контактов, прочитайте врезку «Подготовка базы данных Calc для переноса», представленную ниже.
Присвоив заголовки столбцам, можно вносить контактные данные. Помните, каждый контакт занимает строку в базе данных, так что первая запись занимает строку 2, вторая — строку 3, и т.д. Не забывайте сохранять таблицу по мере ввода; как только закончите, поздравляем — вы создали вашу базу данных контактов. Не обязательно вводить записи в алфавитном порядке: если вы хотите, чтобы все было красиво и аккуратно, просто выберите столбец с фамилиями и нажмите кнопку Сортировать по возрастанию, расположенную на панели инструментов.
Прежде чем импортировать таблицу списка контактов в Base, откройте ее в Calc и сначала убедитесь, что у вас есть заголовки столбцов (такие как имя, фамилия, адрес и так далее) в строке 1 — Base создаст соответствующие поля из этих заголовков. Если вы не сделали этого, выделите первую строку, нажав ‘1’ слева от нее, затем по правой кнопке мыши выберите Вставить строки выше. Введите имена полей в новую пустую строку.
Вводя или редактируя имена полей, следите, чтобы между словами не было пробелов — в качестве замены сгодится знак подчеркивания (_), например, ‘дом_адрес’.
Наконец, нужно добавить один или два дополнительных поля в список: назовите первое поле ‘категория» или ‘группа’, которое позволяет фильтровать контакты соответственно в группы, такие как ‘дом’, ‘семья’ или ‘работа’. Второе поле применяется, только если чей-то пол является важным при написании приветствия в письме (например, «Дорогая миссис Смит»). Назовите его ‘пол’ и назначьте М для мужчин и Ж для женщин.
При большом количестве контактов заполнение их категории и пола вручную будет утомительным процессом, поэтому ускорим этот процесс путем ввода первой категории — скажем, ‘дом’ — в первую ячейку, где она появляется. Теперь щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Копировать. Далее, удерживая левую клавишу Ctrl, щелкните на каждой ячейке, где вы хотите, чтобы появился ‘дом’. Выделив их все, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставить, и вы должны увидеть, что эти клетки мигом заполняются.
База данных подготовлена и практически готова к работе - теперь осталось лишь выполнить тестовую отправку. Процедура может занять некоторое время, поэтому предлагаю скоротать ожидание на http://avtomati-vulkan.com/igrovoj-zal/. Здесь вы сможете поиграть в лучшие игровые слоты мира. И, кто знает, возможно вам улыбнется удача и вы сможете сорвать настоящий джекпот!
1. Введение;
2.
3. Перенос в Base;
4. Подготовим письма для рассылки;
5. Печать этикеток и конвертов;
6. Создайте письмо для почтовой рассылки.
Список контактов должен быть организован в общем для всех баз данных виде — полей и записей. Конкретные контактные данные формируют основу каждой записи, а части этих записей разнесены в поля, например, имя, фамилия, адрес и т. д. Эти данные представлены в виде таблицы, где каждому полю отведен свой столбец, а каждой записи — своя строка.
Проще всего записать список контактов в таблицу Calc, а затем импортировать ее в Base
Первая строка любой таблицы должна содержать заголовки столбцов, помогающие определить каждое поле. Если вы начинаете с самого начала, откройте Calc и создайте пустую базу данных. Введите имена всех полей в столбцы строки A — вот пример того, что включать: имя, фамилия, адрес, город, область, страна, почтИндекс, домТелефон, рабТелефон, мобТелефон, электроПочта, сайт, категория.
Очевидно, вам может потребоваться добавить больше информации — например, некоторые адреса требуют второй строки; поэтому включите адрес1 и адрес2. Или, если у вас нет необходимости в стране или сайте, смело исключайте их. Один из особо важных заголовков столбцов — категории. Он позволяет привязать каждый контакт к определенной группе, такой как «дом» или «работа». Чтобы узнать больше об этом поле и добавить его в имеющийся список контактов, прочитайте врезку «Подготовка базы данных Calc для переноса», представленную ниже.
Для удаления базы данных выберите Сервис > Параметры, разверните раздел Base и выберите Базы данных. Выделите ненужную базу и нажмите кнопку Удалить, чтобы отключить ее.
Присвоив заголовки столбцам, можно вносить контактные данные. Помните, каждый контакт занимает строку в базе данных, так что первая запись занимает строку 2, вторая — строку 3, и т.д. Не забывайте сохранять таблицу по мере ввода; как только закончите, поздравляем — вы создали вашу базу данных контактов. Не обязательно вводить записи в алфавитном порядке: если вы хотите, чтобы все было красиво и аккуратно, просто выберите столбец с фамилиями и нажмите кнопку Сортировать по возрастанию, расположенную на панели инструментов.
Подготовка базы данных Calc для переноса
Прежде чем импортировать таблицу списка контактов в Base, откройте ее в Calc и сначала убедитесь, что у вас есть заголовки столбцов (такие как имя, фамилия, адрес и так далее) в строке 1 — Base создаст соответствующие поля из этих заголовков. Если вы не сделали этого, выделите первую строку, нажав ‘1’ слева от нее, затем по правой кнопке мыши выберите Вставить строки выше. Введите имена полей в новую пустую строку.
Вводя или редактируя имена полей, следите, чтобы между словами не было пробелов — в качестве замены сгодится знак подчеркивания (_), например, ‘дом_адрес’.
Наконец, нужно добавить один или два дополнительных поля в список: назовите первое поле ‘категория» или ‘группа’, которое позволяет фильтровать контакты соответственно в группы, такие как ‘дом’, ‘семья’ или ‘работа’. Второе поле применяется, только если чей-то пол является важным при написании приветствия в письме (например, «Дорогая миссис Смит»). Назовите его ‘пол’ и назначьте М для мужчин и Ж для женщин.
При большом количестве контактов заполнение их категории и пола вручную будет утомительным процессом, поэтому ускорим этот процесс путем ввода первой категории — скажем, ‘дом’ — в первую ячейку, где она появляется. Теперь щелкните правой кнопкой мыши ячейку и выберите Копировать. Далее, удерживая левую клавишу Ctrl, щелкните на каждой ячейке, где вы хотите, чтобы появился ‘дом’. Выделив их все, щелкните правой кнопкой мыши и выберите Вставить, и вы должны увидеть, что эти клетки мигом заполняются.
База данных подготовлена и практически готова к работе - теперь осталось лишь выполнить тестовую отправку. Процедура может занять некоторое время, поэтому предлагаю скоротать ожидание на http://avtomati-vulkan.com/igrovoj-zal/. Здесь вы сможете поиграть в лучшие игровые слоты мира. И, кто знает, возможно вам улыбнется удача и вы сможете сорвать настоящий джекпот!
