Оформление документов работодателем при отмене командировки сотрудника

В деятельности любой компании время от времени возникают ситуации, когда поездка командированного сотрудника по тем или иным причинам отменяется. В таких случаях работодателю приходится решать целый ряд проблем, связанных с компенсацией расходов сотрудника и уплатой налогов.

Списание некомпенсируемых расходов

При планировании рабочей поездки компания или сам сотрудник заранее покупает билеты и бронирует номер в гостинице. По возвращении из нее командированный предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. При отсутствии документального подтверждения затрат на проживание в гостинице он может купить гостиничные чеки в СПб. Если поездка срывается, то командированному приходится отказываться от брони в гостинице и сдавать билеты на транспорт. Но такая возможность есть не всегда. Когда поездка отменяется за несколько часов перед вылетом, сдавать авиабилет уже поздно. Кроме того, дешевые тарифы не предусматривают возможности возврата.


Минфин РФ разрешил частично учитывать некомпенсируемые перевозчиком командировочные затраты при налогообложении прибыли путем их списания. Однако для этого данные затраты должны быть признаны обоснованными, что возможно только в тех ситуациях, когда работник не несет ответственности за срыв командировки. В большинстве случаев убытками становятся некомпенсированная стоимость билетов на поезд или самолет, бронирования гостиницы и т. п.

В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ затратами для расчета налога на прибыль считаются экономически обоснованные (то есть понесенные для получения прибыли) и подтвержденные документами расходы и убытки. Согласно п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ убытки, понесенные в связи с отмененной служебной поездкой, могут быть отнесены к внереализационным затратам. Если командировка не состоялась по вине сотрудника, то признать их обоснованными не получится. Если же служебная поездка отменена из-за закрытия транспортного сообщения, пандемии, стихийных бедствий и других форс-мажорных обстоятельств, то они могут быть признаны обоснованными.

Порядок отмены служебной поездки

Для отмены рабочей поездки необходимо выполнить следующие действия:
• установить причины отмены командировки и собрать все необходимые документы;
• подготовить служебную записку с указанием причины отмены служебной поездки;
• подготовить и подписать приказ об отмене рабочей поездки;
• подготовить авансовый отчет и произвести оформление возврата денежных средств, которые были выделены на командировку, но остались неиспользованными.

Законодательство не регламентирует процедуру документального оформления отмены служебной поездки. По этой причине предприятия могут прописать алгоритм действий в такой ситуации в локальном нормативном акте, к примеру, в Положении о рабочих поездках. В связи с тем, что при направлении работника в служебную поездку был издан приказ соответствующего содержания, при ее отмене также необходимо оформить соответствующий документ, который отменяет предыдущий приказ. Поскольку форма приказа законом не определена, его составляют в произвольной форме.


После подготовки приказа с указанием причин отмены служебной поездки надо приложить к нему подлежащие аннулированию документы и ознакомить с ним сотрудника. Затем работник обязан возвратить полученные суточные наличными в кассу компании либо перечислить их в безналичной форме на расчетный счет. Закон не содержит ограничений продолжительности срока, на протяжении которого работник должен вернуть суточные при отмене служебной поездки. По этой причине работодатель может определить собственный срок и указать его в Положении о рабочих поездках.