Круговорот документов: система автоматизации документооборота Docs Vision

НЕОТЪЕМЛЕМОЙ ЧАСТЬЮ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ЛЮБОГО ПРЕДПРИЯТИЯ ЯВЛЯЕТСЯ ДОКУМЕНТ - ИНФОРМАЦИОННАЯ ЕДИНИЦА, РАБОТА С КОТОРОЙ ТРЕБУЕТ ОПРЕДЕЛЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ. ИНТЕНСИВНЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ ОТРАЖАЕТ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ НА ВСЕХ ЕЕ ЭТАПАХ И УЧАСТВУЕТ ВО ВСЕХ БИЗНЕС-ПРОЦЕССАХ. ПРИ НЕПРАВИЛЬНОЙ РЕАЛИЗАЦИИ ЭТОГО НЕПРЕРЫВНОГО ПРОЦЕССА, ИТОГОМ БУДЕТ ЗНАЧИТЕЛЬНОЕ СНИЖЕНИЕ СКОРОСТИ РАБОТЫ ИЛИ ПОЛНАЯ ЕЕ ОСТАНОВКА.

Несложно заметить прямую связь между эффективностью круговорота документов и эффективностью работы предприятия. Про правильный финансовый учет можно забыть, если на поиски документа уходит уйма времени. Отметим в жизни современной организации следующие источники проблем:

• Большое количество документов, требующих согласования, уточнения, отслеживания, исполнения.
• Необходимость контроля исполнения заданий качественно и в установленные сроки.
• Постоянно растущие объемы дополнительной информации.

Решить эти проблемы становится возможным лишь с помощью современного средства автоматизации предприятий - систем электронного документооборота (СЭД). Исследования показывают, что системы электронного документооборота увеличивают производительность труда на 20–25%, а стоимость архивного хранения электронных документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов уменьшается на 80%.

Сейчас структурированием данных и их автоматизированной обработкой в области бухгалтерии или учета продаж уже никого не удивишь, эти вопросы давно решены практически в каждой организации. В этой статье мы расскажем о DocsVision — программном продукте, предназначенном для создания автоматизированных корпоративных решений по управлению документами и бизнес-процессами. Он работает с электронными документами и предоставляет средство для конструирования их подробного пути с поддержкой полного жизненного цикла. Работая в системе, сотрудник мгновенно получает задания от руководителя на выполнение определенного этапа работ, а также доступ ко всей необходимой информации. Руководитель в свою очередь контролирует все происходящее. При этом DocsVision взаимодействует с другими системами предприятия, образуя некое информационное единство.

Какие основные задачи мы можем решить с помощью DocsVision?

1. Повышение индивидуальной продуктивности. Сотрудники получают оперативный доступ к необходимой информации, знают, что и когда им нужно выполнить, не тратят времени на возможную задержку документа, работают в едином информационном пространстве. Таким образом, концентрируясь на главной работе, выполняют ее качественно и в меньшие сроки.
2. Ускорение выполнения бизнес-процессов. Следующий в цепочке сотрудник получает задание и все необходимые для работы документы сразу после завершения работы предыдущего. Это ликвидирует «межоперационный простой» и повышает производительность предприятия.
3. Контроль выполнения бизнес-процессов. Позволяет обнаружить причину задержки, исполнителя остановившегося этапа и предпринять меры по ее ликвидации. Удобство этих операций становится возможным благодаря механизмам контроля перехода этапов задания и системе уведомлений о сбоях и задержках.
4. Максимальный эффект. Высшая точка процессного подхода к управлению – выявление неэффективных этапов в работающей схеме процессов. Оптимизируя их в дальнейшем, мы добиваемся максимально возможного коэффициента полезного действия.
5. Возврат инвестиций. Благодаря использованию одной и той же технологической платформы, что и SharePoint Portal Server, мы экономим деньги на администрирование системы в общем, а значит, улучшается и возврат инвестиций.

Как видите, DocsVision удовлетворяет всем пяти выделенным пунктам. Рассмотрим конкретный пример автоматизации бизнес-процессов. Допустим, нужно проводить обработку каждодневных заявок клиентов на операции с ценными бумагами.

Происходит это следующим образом:

1. Клиенты размещают заявки на совершение операций с депозитарными счетами на портале;
2. На основании размещенных заявок запускается бизнес-процесс DocsVision, который анализирует заявки и переносит нужную информацию в ERP-систему;
3. Сотрудники выполняют заявку, и информация о ее выполнении переносится на портал;
4. На портале клиент в любую минуту может получить отчет о ходе выполнения заявки.

Благодаря этому мы:

• Исключаем ненадежные узлы доставки (курьер, факс, e-mail);
• Минимизируем ручные операции с информации;
• Отслеживаем выполнение задач в реальном времени.


Всю структуру системы можно представить состоящей из двух частей. Первая и основная - это, собственно, объединение базовых объектов, механизмов и сервисов. Вторая - приложения, реализующие функциональность.

Первое приложение – это система «Делопроизводство», представляющая собой собственно среду моделирования процессов обработки документов и инструмент контроля исполнения. Второе - представляет мощную workflow-систему - описание сложных процессов обработки информации. С помощью него и достигается процессное управление предприятием.

Система использует открытый программный интерфейс (DocsVision API), что позволяет свободно разрабатывать собственные приложения, расширяющие ее возможности. При помощи встроенных механизмов настройки справочников, визуального конструктора бизнес-процессов и инструментов разработки программных шлюзов партнеры и заказчики могут создавать собственные прикладные решения на базе платформы.

Серверная часть системы состоит из сервера для управления объектами и workflow-сервера. Все это хозяйство написано под .NET. При установке сервера на несколько компьютеров синхронизация данных обеспечивается специальным компонентом - репликатором.

В системе реализованы клиенты двух типов. Первый (online) - набор элементов управления ActiveX, работающий через IE. Доступ этого клиента к базе данных идет через web-сервер на базе IIS. Второй (offline), содержащий набор форм Microsoft Exchange, предназначен для работы со специальными заданиями через Outlook без доступа к серверу.


Система выпускается в четырех редакциях: Trial, Standard, Corporate и Enterprise. Различие между ними лишь в количестве пользователей, которые могут одновременно работать в системе. Различий же в программных или аппаратных требованиях нет.

Хотелось бы отметить и удобство развертывания системы - достаточно лишь установить сервер и выполнить его надлежащие настройки, чтобы установка клиента при обращении к главной странице сервера прошла через браузер автоматически. Думаю, уже многим стало ясно, что технологическая реализация DocsVision тесно интегрирована с продуктами Microsoft. Здесь и использование Windows Server и IIS как сервер-платформы, и работа с MS SQL Server, и интеграция с Active Directory и Microsoft Office.

Любой желающий может детально ознакомиться с продуктом DocsVision, загрузив с сайта www.docsvision.com триальную версию. Это полнофункциональная система, имеющая ограниченный срок использования в 120 дней. Там же можно найти подробную документацию по установке и дополнительную информацию по продукту.


• Microsoft .NET Framework 2.0;
• Microsoft SQL Server 2000 Service Pack 4 со службой полнотекстового поиска или Microsoft SQL Server 2005. Для создания более производительных конфигураций сервер баз данных рекомендуется устанавливать на другой компьютер;
• CDO (Collaborative Data Objects) - набор компонентов «Объекты совместной работы». CDO входит в состав Microsoft Outlook и установить его можно с помощью пакета установки Microsoft Office;
• Если сервер DocsVision не устанавливается на компьютер вместе с Microsoft Exchange, то для настройки почтовых профилей требуется Microsoft Outlook.


www.boss-referent.ru - БОСС-Референт
www.korusconsulting.ru - ECOD
www.directum.ru - DIRECTUM
www.naumen.ru - Naumen DMS (бывшая NauDoc)
www.paydox.ru - PAYDOX
www.1c.ru - 1C: Архив


Как давно система DocsVision живет на рынке аналогичных систем?

В 1998 году Андрей Федоров, генеральный директор компании Digital Design, принял решение инвестировать в проект Владимира Андреева по разработке системы автоматизации документооборота и пригласил его в компанию Digital Design. Под руководством Владимира был разработан прототип системы DocsVision, построенный на основе Microsoft Exchange, который получил название Office Clerk. Проект показал, что в силу некоторых особенностей технической реализации сервера Exchange, он не слишком хорош, как база для разработки системы электронного документооборота. В результате было принято историческое решение создать собственную систему на базе SQL Server и платформы Microsoft .NЕТ.

Когда вышла в свет первая версия? Какая последняя версия системы на сегодняшний день?

В 1999 г. была выпущена первая версия DocsVision 1.0. В мае 2005 года было объявлено о создании компании DocsVision, которой принадлежат исключительные права на распространение программного продукта. Последняя вышедшая версия – DocsVision 5.

Что подвигло на реализацию такой системы? Чем она кардинально отличается от конкурентов?

На реализацию системы «подвиг» быстро растущий спрос на рынке. Выше перечислены реализованные на базе прототипа системы решения для разных предприятий. Растущий спрос показал, что выпущенный продукт способен занять достаточную рыночную долю. Отличие же системы в том, что она сочетает документарную функциональность, свойственную российским системам, с гибкостью процессного подхода.

Сколько стоит внедрение системы?

Стоимость (полностью указана на docsvision.ru) лицензий зависит от количества одновременно работающих с системой пользователей и наличия в поставке дополнительных модулей. В средних проектах стоимость лицензий в расчете на одно рабочее место составляет от 3500 до 5000 рублей. Стоимость работ в проекте внедрения зависит от большого числа факторов, поэтому оценить ее гораздо сложнее.

Куда и к кому обращаться по вопросу внедрения? Что если регион внедрения - не Москва и СПБ?

DocsVision распространяется через партнерскую сеть, в которой уже больше 160 партнеров по всей России и странам СНГ. Компания, которая хочет внедрить у себя DocsVision, может выбрать партнера, который будет внедрять СЭДО, по разным критериям – опыт, территориальная близость, стоимость проекта.

Для чего предназначен модуль репликации? Как он работает?

Модуль репликации предназначен для синхронизации данных между серверами DocsVision в многосерверной распределенной системе. Например: есть головное предприятие и его филиалы в других городах, между ними - каналы связи относительно низкой пропускной способности (по сравнению с локальной сетью). Основной документооборот происходит внутри каждого из предприятий, но нужно, чтобы часть документов, создаваемых в центре или на местах, были доступны другим предприятиям. Тогда в локальной сети каждого предприятия устанавливается свой сервер DocsVision, и все локальные пользователи работают с ним, а между серверами организуется репликация части документов. Таким образом, необходимые на местах документы становятся доступны пользователям с их локального сервера. Механизм репликации DocsVision базируется на механизмах репликации Microsoft SQL Server и организуется по схеме «звезда», т.е. все серверы передают нужные документы на центральный, а оттуда они распределяются по местам.

Расскажите про механизм шлюзов, обеспечивающий взаимодействие DocsVision с другими IT-системами? С какими IT-системами может взаимодействовать DocsVision?

Каждый шлюз DocsVision умеет делать следующие вещи: следить за изменением объектов внешней системы, читать оттуда данные, передавать их в бизнес-процесс DocsVision, и в обратную сторону: записывать данные из бизнес-процесса во внешнюю систему. Настройка шлюза (за чем следить, что читать, куда передавать, откуда брать данные и куда их записывать) осуществляется без программирования. Таким образом, можно, например, автоматически обнаружить появление нового счета к оплате в ERP-системе, передать его на согласование по определенным правилам в систему документооборота, а потом записать результат согласования назад в ERP-систему. Сейчас такие шлюзы есть к файловой системе, почтовой системе Microsoft Exchange, ERP-системам 1С:Предприятие и Microsoft Dynamics AX, корпоративному порталу Microsoft SharePoint. Если требуется организовать процессную интеграцию с другой системой, то у механизма шлюзов есть открытые интерфейсы прикладного программирования (API), и такой шлюз может быть разработан в рамках проекта внедрения заказчиком, партнером или компанией DocsVision. Но этим не исчерпываются возможности взаимодействия DocsVision с другими системами. Например, с системой управления проектами Microsoft Project интеграция реализована по другому сценарию ввиду природы этой системы. Интеграция с корпоративным порталом Microsoft SharePoint тоже не ограничивается одним шлюзом.

Почему было решено реализовать полную интеграцию с платформой Microsoft?

Компания Microsoft предлагает комплекс продуктов, направленных на удобную и эффективную работу с документами и организацию единого рабочего пространства (MS Office, MS SharePoint Portal Server, MS Exchange Server), который весьма распространен и обладает достаточным функционалом для решения широкого спектра задач. Однако наличие единого инструмента, применение которого позволяет задействовать наиболее важные механизмы данных продуктов, дает возможность предоставить решение, бизнес-логика которого направлена на очерченный круг задач - автоматизацию и поддержку документоориентированных процессов компании.

Кроме того, компания Microsoft обеспечивает решение существенными возможностями для расширения и масштабирования за счет таких продуктов и технологий как .NET, MS SQL Server, MS IIS.

Ожидаемый эффект от внедрения DocsVision? Вероятность этого эффекта?

Эффекты от внедрения DocsVision делятся на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные.

Краткосрочные эффекты - очевидная экономия ресурсов, сокращение издержек, времени на рутинные операции (отказ от бумаги, потоковый ввод и пр.), быстрые управляющие решения, сокращение персонала (бухгалтерия, канцелярия), уплотнение потоков обслуживания (поиск информации), снижение издержек на ресурсы процессов: бумагу, коммуникации, физическое хранение информации.

Среднесрочный и долгосрочный эффекты: оптимизация компании (возможность оптимизации ресурсов за счет максимального учета информации, минимизация потери информации и документов в процессах, использование моделей оптимизации бизнеса под заданные параметры), консолидация информации (накопление данных, возможность их анализа).

Главный эффект от внедрения - повышение управляемости организацией: ускорение коммуникаций, управление процессом и возможность его изменения, повышение производительности работ, повышение исполнительской дисциплины, накопление и доступ к знаниям.ступ к знаниям.