Положение об электронном документообороте
При переходе компании на электронный кадровый документооборот, она предварительно должна подготовить необходимые документы, в том числе и положение об электронном документообороте (ЭДО).
На каком этапе происходит разработка положения об ЭДО
В ходе осуществления перехода на ЭДО, компании необходимо пройти несколько этапов. При этом приступить к разработке положения об электронном документообороте стоит еще до того, как в компании будет внедрена сама система ЭДО (второе название - СЭД) и подготовлен приказ о переходе на ЭДО
Рассмотрим основные этапы внедрения ЭДО в компании:
1. Анализ действующей системы работы с кадровыми документами.
2. Подготовка плана внедрения системы ЭДО в компании.
3. Составление регламента внедрения ЭДО в компании.
4. Осуществить подготовительный этап к запуску системы электронного документооборота.
5. Ввести в действие СЭД непосредственно для работы.
Для чего разрабатывается положение об электронном документообороте
Таким образом, отдельно и предварительно подготавливаемое положение о работе с электронными документами помогает работникам компании быстрее адаптироваться к изменениям, а также значительно сократить время на обучение и решение организационных проблем. Данное положение может являться приложением одного из сводов правил по осуществления КЭДО в компании, либо же создать отдельный регламент.
В таком случае, если работникам компании удастся найти ответы на все интересующие их вопросы о кадровом ЭДО в одном документе, это сократит время - им не нужно будет отвлекать коллег, мешать рабочему процессу. Они разберутся самостоятельно.
Как создать положение об ЭДО
В законодательстве нет никаких определенных требований насчет того, каким образом оформляется положение об электронном документообороте в компании. Поэтому все положения и условия внедрения, а также разделы и пункты работники компании прописывают и согласовывают самостоятельно. Кроме того, в данном документе необходимо отразить непосредственно объект соглашения, все условия работы с участниками ЭДО.
Важно, чтобы порядок работы с системой ЭДО включал в себя также и описание области применения данной системы, а также порядок подготовки и ввода документов в систему и подтверждения прав сотрудников.
Для того, чтобы эффективно внедрить систему ЭДО в компанию - все участники должны заранее договорится обо всех условиях внедрения, а руководство должно назначить ответственных за организацию и ведение. Далее потребуется подготовить электронные подписи для внедрения и доступа сотрудников.
Кто отвечает за создание положения об электронном документообороте
Сотрудники, которые обычно в компании отвечают за работу с бумажными документами, отвечают также и за создание положения о системе электронного документооборота. Скорее всего это канцелярия, отдел кадров или же секретарь. Иногда к составлению привлекаются также IT-специалисты - для описания технической части.
Грамотность и оперативность ведения кадрового электронного документооборота зависит, в том числе и от той СЭД, которая будет внедряться. Именно поэтому мы рекомендуем наш сервис. Все кадровые документы можно будет передавать напрямую в различные системы – настроена грамотная интеграция более чем с 30 системами. Кроме того, сервис обеспечит быструю подготовку учетных документов, их обработку и подписание. Мы работаем исключительно на российском ПО - с офисом компании в Москве.
Для того, чтобы узнать подробную информацию о функционале и предоставлении демодоступа к нашему сервису, свяжитесь с нами по номеру 8-499-302-31-83 или оставьте заявку на e-mail info@dobyto.ru.
