Office 365 Planner и Office 365 Groups: жизненный цикл плана и трудности аудита
Содержание:
1. Введение;
2. Основы планирования ;
3. Задачи и корзины;
4. Создание и управление задачами;
5. Диаграммы и расширение задачи ;
6. Комментарии и беседы;
7. Клиенты и проблемы, возникающие при создании планов ;
8. Жизненный цикл плана и трудности аудита (Вы читаете данный раздел).
В текущей реализации планы, у которых нет активных задач, просто остаются без внимания. Не существует метода для архивации задач из плана, чтобы начать заново и приступить к новому циклу планирования, как в начале нового финансового года. Старые задачи следует удалить из плана вручную, прежде чем создавать новые.
Было бы хорошо, если бы Microsoft предоставила функцию «сброса» плана с перемещением всех завершенных задач в доступный архив, в котором они могут храниться в течение установленного периода. Еще лучше, если бы администраторы могли назначать политику планам, управляя их жизненным циклом и выполняя автоматическую архивацию.
Конечно, архивация не сводится к простому перемещению задач, так как задачи могут содержать связанные документы и комментарии, «принадлежащие» группе Office 365. Непредвиденным следствием этого может оказаться бездумное перемещение данных в группе, так что следует заранее предусмотреть порядок хранения информации. Один из возможных подходов: копировать документы и комментарии из группы Office 365 и архивировать эти данные вместе с задачами. Как всегда в случае с данными, лучше перестраховаться.
Упоминание об архивации заставляет сказать несколько слов о соответствии нормативным актам. Office 365 располагает полным набором технологий соответствия требованиям для Exchange Online и SharePoint Online. Несмотря на ряд заметных пробелов, группы Office 365 постепенно меняются под влиянием политик соответствия. Было бы замечательно, если бы политики удержания и сохранения применялись и к Planner. Документы и комментарии, сохраненные в группах Office 365, индексируются и обнаруживаются в общедоступных группах, но задачи и метаданные плана также должны индексироваться и быть доступными для обнаружения.
Как часть центра соответствия требованиям Office 365, проект Unified Auditing объединяет информацию аудита из различных приложений в службе и предоставляет единое место, в которое могут направляться запросы администраторов. На сегодня никакие действия, связанные с планами, не регистрируются для аудита, поэтому вам не удастся выяснить, кто создал задачу или корзину. Или, что важнее, кто удалил один из этих объектов (или изменил текст на метке). Это неудивительно, поскольку требуется время, чтобы подготовиться к аудиту новых приложений. События аудита для стандартных Office 365 Groups лишь недавно были добавлены в службу.
У Planner, конечно, много достоинств. В нем легко создавать задачи и организовывать их в корзинах. Благодаря интеграции с группами Office 365 появились цепочки бесед, общий календарь, библиотека документов и блокнот OneNote. Все это полезные инструменты для небольших проектов. Planner, очевидно, не является средством для управления проектами и никогда им не станет из-за недостаточно развитой функциональности и невозможности управления процессом планирования. Хорошо было бы иметь больше диаграмм и интеграцию с Outlook, мобильное приложение, поддержку внешних пользователей и автоматизированное управление жизненным циклом и соответствием нормативным актам.
Работая над возможностями Planner, специалистам Microsoft приходится искать баланс между Planner и полнофункциональным приложением Project Online (https://products.office.com/fr-FR/project/project-online-portfolio-management). Задача — сделать Planner полезным для как можно большего числа пользователей без ущерба для продаж Project. Следует также помнить, что Planner пока не доступен для всех клиентов Office 365, и в продукт будут внесены дополнительные изменения, прежде чем его предоставят всем желающим. А учитывая скорость изменения набора функций в «облачных» службах, некоторые из отмеченных мною проблем могут быть устранены к моменту публикации статьи.
Мне нравятся удобство использования и простота Planner. Его возможностей достаточно, чтобы удовлетворить организационные требования многих небольших и средних проектов, для которых не нужна мощная программа управления проектами. В целом Planner — хорошее дополнение к функциональности, реализованной в корпоративных планах Office 365.
1. Введение;
2. Основы планирования ;
3. Задачи и корзины;
4. Создание и управление задачами;
5. Диаграммы и расширение задачи ;
6. Комментарии и беседы;
7. Клиенты и проблемы, возникающие при создании планов ;
8.
В текущей реализации планы, у которых нет активных задач, просто остаются без внимания. Не существует метода для архивации задач из плана, чтобы начать заново и приступить к новому циклу планирования, как в начале нового финансового года. Старые задачи следует удалить из плана вручную, прежде чем создавать новые.
Было бы хорошо, если бы Microsoft предоставила функцию «сброса» плана с перемещением всех завершенных задач в доступный архив, в котором они могут храниться в течение установленного периода. Еще лучше, если бы администраторы могли назначать политику планам, управляя их жизненным циклом и выполняя автоматическую архивацию.
Конечно, архивация не сводится к простому перемещению задач, так как задачи могут содержать связанные документы и комментарии, «принадлежащие» группе Office 365. Непредвиденным следствием этого может оказаться бездумное перемещение данных в группе, так что следует заранее предусмотреть порядок хранения информации. Один из возможных подходов: копировать документы и комментарии из группы Office 365 и архивировать эти данные вместе с задачами. Как всегда в случае с данными, лучше перестраховаться.
Упоминание об архивации заставляет сказать несколько слов о соответствии нормативным актам. Office 365 располагает полным набором технологий соответствия требованиям для Exchange Online и SharePoint Online. Несмотря на ряд заметных пробелов, группы Office 365 постепенно меняются под влиянием политик соответствия. Было бы замечательно, если бы политики удержания и сохранения применялись и к Planner. Документы и комментарии, сохраненные в группах Office 365, индексируются и обнаруживаются в общедоступных группах, но задачи и метаданные плана также должны индексироваться и быть доступными для обнаружения.
Трудности аудита
Как часть центра соответствия требованиям Office 365, проект Unified Auditing объединяет информацию аудита из различных приложений в службе и предоставляет единое место, в которое могут направляться запросы администраторов. На сегодня никакие действия, связанные с планами, не регистрируются для аудита, поэтому вам не удастся выяснить, кто создал задачу или корзину. Или, что важнее, кто удалил один из этих объектов (или изменил текст на метке). Это неудивительно, поскольку требуется время, чтобы подготовиться к аудиту новых приложений. События аудита для стандартных Office 365 Groups лишь недавно были добавлены в службу.
У Planner, конечно, много достоинств. В нем легко создавать задачи и организовывать их в корзинах. Благодаря интеграции с группами Office 365 появились цепочки бесед, общий календарь, библиотека документов и блокнот OneNote. Все это полезные инструменты для небольших проектов. Planner, очевидно, не является средством для управления проектами и никогда им не станет из-за недостаточно развитой функциональности и невозможности управления процессом планирования. Хорошо было бы иметь больше диаграмм и интеграцию с Outlook, мобильное приложение, поддержку внешних пользователей и автоматизированное управление жизненным циклом и соответствием нормативным актам.
Работая над возможностями Planner, специалистам Microsoft приходится искать баланс между Planner и полнофункциональным приложением Project Online (https://products.office.com/fr-FR/project/project-online-portfolio-management). Задача — сделать Planner полезным для как можно большего числа пользователей без ущерба для продаж Project. Следует также помнить, что Planner пока не доступен для всех клиентов Office 365, и в продукт будут внесены дополнительные изменения, прежде чем его предоставят всем желающим. А учитывая скорость изменения набора функций в «облачных» службах, некоторые из отмеченных мною проблем могут быть устранены к моменту публикации статьи.
Мне нравятся удобство использования и простота Planner. Его возможностей достаточно, чтобы удовлетворить организационные требования многих небольших и средних проектов, для которых не нужна мощная программа управления проектами. В целом Planner — хорошее дополнение к функциональности, реализованной в корпоративных планах Office 365.
