Пора отказаться от файлов PST: выгоды от ликвидации формата
Содержание:
1. Введение;
2. Проблемы с файлами PST;
3. Настало время перемен;
4. Выгоды от ликвидации формата PST (Вы читаете данный раздел);
5. Средства ликвидации.
Реализация стратегии отказа от использования файлов PST в рамках организации часто бывает связана с большими затратами времени. В этом случае качественное управление проектами совершенно необходимо, как и руководство со стороны администраторов. Но организации, успешно решающие задачу отказа от использования формата PST, могут с большой выгодой для себя воспользоваться достижениями специалистов Microsoft, которые на протяжении последних пяти лет оснастили «облачные» и локальные продукты Exchange средствами обеспечения соответствия установленным законом требованиям и высокой доступности. В числе получаемых преимуществ можно назвать следующие.
• Повышается уровень защиты данных, поскольку эта задача решается с помощью средств высокой доступности Exchange, и целостность данных не зависит от сбоев, которые могут произойти на локальном жестком диске.
• Данные индексируются и могут быть обнаружены надежными средствами поиска на базе серверов.
• Данные доступны функциям, обеспечивающим соответствие установленным законом требованиям, таким как хранение на месте и хранение по судебному предписанию. В случае необходимости возможно даже удаление ненадлежащих или конфиденциальных сведений из почтовых ящиков пользователей с помощью таких команд, как Search-Mailbox. Пользователи Office 365 могут обнаруживать в почтовых ящиках и извлекать из них данные с помощью процедур поиска в соответствии с требованиями регламентирующих органов.
• Данные доступны не только с определенного компьютера, но и из настольных приложений, веб-клиентов и с мобильных устройств.
• В случае увольнения сотрудника его рабочие данные могут быть переданы кому-то из коллег. Платформа Office 365 позволяет переносить содержимое старого почтового ящика в целевой ящик, предварительно деактивировав старый почтовый ящик. В локальных версиях Exchange допускается совместное использование содержимого старого почтового ящика, предоставление прав собственности на него новому пользователю, а также предоставление последнему права переносить любые данные в свой почтовый ящик.
Руководителям информационных подразделений, а также руководителям предприятий следует позаботиться о восстановлении данных из файлов PST, которые подлежат надзору со стороны регулирующих инстанций, а также о предоставлении доступа к этим данным со стороны функций, обеспечивающих соответствие установленным законом требованиям. Как и в случае со скандалом вокруг взлома файлов в корпорации Sony, утечка данных по причине незащищенности файлов PST может иметь катастрофические последствия для репутации компании, а также для ее отношений с партнерами, и об этом должны постоянно помнить администраторы высшего звена.
Разумеется, с определенной точки зрения отказ от использования файлов PST дает преимущества не столько конечным пользователям, сколько организации в целом. Но справедливо и другое утверждение: поскольку пользователям не приходится больше заниматься управлением данными в формате PST, в выигрыше оказываются и они. Все данные размешаются в сети и все данные доступны пользователям, с каким бы устройством они ни работали. Разъяснение причин необходимости захвата и замены информации в формате PST — важная составляющая любого проекта, целью которого является импорт данных PST в сетевое хранилище.
1. Введение;
2. Проблемы с файлами PST;
3. Настало время перемен;
4.
5. Средства ликвидации.
Реализация стратегии отказа от использования файлов PST в рамках организации часто бывает связана с большими затратами времени. В этом случае качественное управление проектами совершенно необходимо, как и руководство со стороны администраторов. Но организации, успешно решающие задачу отказа от использования формата PST, могут с большой выгодой для себя воспользоваться достижениями специалистов Microsoft, которые на протяжении последних пяти лет оснастили «облачные» и локальные продукты Exchange средствами обеспечения соответствия установленным законом требованиям и высокой доступности. В числе получаемых преимуществ можно назвать следующие.
• Повышается уровень защиты данных, поскольку эта задача решается с помощью средств высокой доступности Exchange, и целостность данных не зависит от сбоев, которые могут произойти на локальном жестком диске.
• Данные индексируются и могут быть обнаружены надежными средствами поиска на базе серверов.
• Данные доступны функциям, обеспечивающим соответствие установленным законом требованиям, таким как хранение на месте и хранение по судебному предписанию. В случае необходимости возможно даже удаление ненадлежащих или конфиденциальных сведений из почтовых ящиков пользователей с помощью таких команд, как Search-Mailbox. Пользователи Office 365 могут обнаруживать в почтовых ящиках и извлекать из них данные с помощью процедур поиска в соответствии с требованиями регламентирующих органов.
• Данные доступны не только с определенного компьютера, но и из настольных приложений, веб-клиентов и с мобильных устройств.
• В случае увольнения сотрудника его рабочие данные могут быть переданы кому-то из коллег. Платформа Office 365 позволяет переносить содержимое старого почтового ящика в целевой ящик, предварительно деактивировав старый почтовый ящик. В локальных версиях Exchange допускается совместное использование содержимого старого почтового ящика, предоставление прав собственности на него новому пользователю, а также предоставление последнему права переносить любые данные в свой почтовый ящик.
Руководителям информационных подразделений, а также руководителям предприятий следует позаботиться о восстановлении данных из файлов PST, которые подлежат надзору со стороны регулирующих инстанций, а также о предоставлении доступа к этим данным со стороны функций, обеспечивающих соответствие установленным законом требованиям. Как и в случае со скандалом вокруг взлома файлов в корпорации Sony, утечка данных по причине незащищенности файлов PST может иметь катастрофические последствия для репутации компании, а также для ее отношений с партнерами, и об этом должны постоянно помнить администраторы высшего звена.
Разумеется, с определенной точки зрения отказ от использования файлов PST дает преимущества не столько конечным пользователям, сколько организации в целом. Но справедливо и другое утверждение: поскольку пользователям не приходится больше заниматься управлением данными в формате PST, в выигрыше оказываются и они. Все данные размешаются в сети и все данные доступны пользователям, с каким бы устройством они ни работали. Разъяснение причин необходимости захвата и замены информации в формате PST — важная составляющая любого проекта, целью которого является импорт данных PST в сетевое хранилище.
