ТОП-7 приложений для эффективной организации работы
Рассказываем о сервисах и приложениях, которые помогут структурировать задачи и следить за дедлайнами. Текст будет полезен тем, кто еще не выбрал каким сервисом лучше воспользоваться или тем, кто готов попробовать что-то новое.
Десятки сообщений в мессенджерах, непрочитанные письма на почте, постоянные срывы сроков поставленных задач – типичная ситуация для многих сотрудников СМИ, IT-компаний и других преуспевающих организаций. Но качественно организовать работу можно!
Повысить производительность, не потеряться среди задач и дедлайнов можно благодаря специальным сервисам и приложениям. И это не просто блокноты или планеры в смартфоне. Программы управления помогают четко структурировать задачи, устанавливать дедлайны и контролировать затраты времени, например, для написания материала. Это полезные инструменты для журналиста и редактора, особенно, когда сотрудничаешь с фрилансерами или редакция находится не в одном помещении. Бывают и такие редакции, которые, в принципе, не имеют физического помещения и существуют только в виртуале.
Далее — ТОП лучших программ и сервисов для эффективной организации командной работы.
1 место: Projecto
Использование и внедрение проектного управления Projecto предоставляет организациям доступ к опциям управления задачами, визуализацию данных, гибкую систему отчетов и многое другое. Администратор может вносить оперативные изменения в структуру проекта на любой стадии. Есть широкий выбор макетов, таблиц или папок. Обсуждения, файлы и задания представлены на одной странице, каждый проект можно просматривать с момента переписки многолетней давности до конечных итогов работы.
Projecto предоставляет продуманную систему уведомлений, благодаря которой ни одна из задач не останется без должного внимания. Среди вариантов как банальные письма на почту, так и Push-уведомлений на мобильные устройства.
Визуальная индикация задач - еще один основополагающий элемент успешного организация работы. В Projecto с этим все в порядке: выполненные задачи помечены зеленым, потерявшие свою актуальность - красным, а желтым - находящиеся в работе и требующие особого внимания. Как результат, ориентироваться в списках, которые могут включать в себя сотни элементов, становится максимально просто.
Projecto работает по облачной технологии, как результат, его максимально просто внедрить в уже имеющуюся структуру. Плюс к этому, обновления продукта проходят на стороне разработчика и не требуют от заказчика каких-либо дополнительных действий.
Цена: 320 р./год для работы с 1-100 сотрудниками.
Достоинства:
низкая цена,
широкий функционал,
облачная технология, обладающая массой преимуществ - к примеру, резервное копирование пользовательских данных и доступ с любого устройства, имеющего доступ к Интернету.
подходит для работы большой команды,
наличие демонстрационного режима.
простой интерфейс.
Недостатки:
не выявлены.
2 место: Asana
Asana – простое и удобное в использовании приложение, позволяет управлять проектами в небольших командах. С помощью этого сервиса вы можете ставить задачи, назначать исполнителя и устанавливать дедлайн. В Аsana можно общаться, обмениваться заметками, комментировать задания и загружать файлы. Приложение имеет многофункциональный поиск – по названию задачи, срокам выполнения, а для более удобного поиска важного можно создавать теги. Asana.com интегрируется с облачными сервисами Dropbox, Box, Google Drive.
Цена: бесплатно для начинающих команд.
Достоинства:
удобный интерфейс,
многофункциональный поиск,
бесплатный,
интегрируется с облачными сервисами Dropbox, Box, Google Drive.
Недостатки:
не подходит для больших команд.
3 место: Kanban Flow
KanbanFlow – приложение, которое поможет вам назначать задачи, загружать документы и файлы, визуализировать общий рабочий процесс. Для удобного обзора текущей работы доска сервиса разделена на колонки. Задание можно фильтровать, разделять на подзадачи, чтобы легче отслеживать прогресс. Также в этом приложении можно контролировать время, которое вы потратили для выполнения задания. Таймер будет считать время по популярному методу Pomodoro. Сервис интегрируется с приложениями Google Диск, Zapier, The Box и DropBox.
Цена: бесплатно, а премиум тариф обойдется в 5 дол. с участника в месяц.
Достоинства:
бесплатно,
очень простой интерфейс,
контроль времени в процессе выполнения задач,
интегрируется с приложениями Google Диск, Zapier, The Box и DropBox.
Недостатки:
отсутствие переписки в чатах,
больше подходит для личного пользования или для маленьких групп.
4 место: Trello
Поможет организовать рабочий процесс и сервис Trello . Он удобен в визуализации, все задачи проекта можно разложить на одной доске, добавлять вложения, контрольные списки, дедлайны, этикетки и наклейки для важных заметок. Если вы вносите изменения в карточки с заданиями, Trello сообщает каждому члену по электронной почте и на мобильных устройствах об этих изменениях. Приложение работает с сервисами Jira, Slack, Google Диск, InVision.
Цена: бесплатно, для премиум подписки нужно выложить около 13 дол. за пользователя в месяц.
Достоинства:
бесплатно,
удобен в визуализации проекта, простой интерфейс
работает с сервисами Jira, Slack, Google Диск, InVision
Недостатки:
ограничения в опциях, снимаемых в платной версии.
5 место: Basecamp
С приложением Basecamp можно управлять работой через большинство смартфонов или планшетов. Удобно, когда вы не в офисе или даже не за домашним компьютером. У этого сервиса есть опции календаря, дискуссии, профайлов, обмена документами. Интересным инструментом является автоматический cheсk-in опрос команды. Можно периодически спрашивать: "Что там с текстом?" Также можно установить дни и часы, когда Basecamp не будет отправлять уведомления. В приложении есть шаблоны проектов, которые могут сэкономить ваше время на создание новых.
Цена: 99 дол. в месяц для команды.
Достоинства:
удобная мобильная версия,
широкий функционал,
интеграция с DropBox, Slack, GoogleDrive.
Недостатки:
высокая цена подписки,
более сложный интерфейс на ПК по сравнению с другими приложениями.
6 место: MeisterTask
Еще одним многофункциональным приложением для работы является MeisterTask . На рабочей панели этого сервиса можно создавать столбцы с задачами, перемещать их, учитывая этап выполнения. К карточкам с заданиями предлагают добавлять сроки выполнения, таймер, теги, описание, список подзадач. В платном премиум тарифе есть опция статистики, которая позволяет видеть отчеты с информацией о ходе работы и количестве времени, потраченном на задание. Приложение работает с инструментами GitHub, BitBucket, Office 365, Slack и ZenDesk.
Цена: бесплатно, премиум подписка 9 дол. в месяц для каждого пользователя.
Достоинства:
легкий в использовании интерфейс,
опция статистики,
подсчет затраченного времени на задание,
работает с инструментами GitHub, BitBucket, Office 365, Slack и ZenDesk.
Недостатки:
расширенный функционал в платной версии.
7 место: Slack
Эта программа позиционируется как корпоративный мессенджер и можно сказать, что она стала ветераном для общения на уровне с Trello или Asana. В Slack можно создавать отдельные каналы для общения: например, один канал можно посвятить исключительно редакционному планированию, другой обсуждению конкретного текста или проекта, а для офисного флуда завести еще один отдельный канал. Чтобы не путаться по каналам, в каждом из них можно создать сообщение с кратким описанием и закрепить его наверху канала. Еще один удобный лайфхак в этой программе: если отправить сообщение с пометкой @everyone, то все участники получат уведомления и точно прочитают.
Slack можно интегрировать с 93 другими приложениями, в том числе Gmail, Google Analytics, Google Calendar, Google Sheets, Meistertask, Trello. Таким образом, в Slack можно настраивать аналитику, обмен файлами, поиск в переписке и среди файлов, которыми обменивались члены команды.
Цена: базовый функционал бесплатный, стандартный пакет стоит 6,67 доллара в месяц, пакет плюс – 12,5 доллара в месяц.
Достоинства:
много возможностей для интеграции,
гибкая система настройки каналов общения,
специальные метки и теги, которые помогают модерировать переписку
поиск среди файлов и сообщений.
Недостатки:
в бесплатной версии нельзя совершать групповые звонки,
гибкость Slack является и его недостатком: команде «с берега» нужно договориться о правилах общения и обсуждения.
